แนวโน้มการพัฒนาเทคโนโลยีฐานข้อมูลเป็นไปอย่างไม่หยุดนิ่ง
องค์กรธุรกิจต่างก็เห็นพ้องต้องกันในความสำคัญของฐานข้อมูล จึงมีการจัดเก็บฐานข้อมูลขององค์กรไว้เพื่อใช้งาน
แต่การนำเสนอข้อมูลต่างๆ จากฐานข้อมูลใช่ว่าจะมีเพียงแค่รายงานประจำวัน
รายงานสรุปผล แต่ได้รวมถึงเทคโนโลยีด้านระบบฐานข้อมูลที่มีรวบรวมข้อมูลขนาดใหญ่มาก
เพื่อนำไปใช้ช่วยในการประกอบการตัดสินใจ
ข้อมูลที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเรียกว่าฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการ
(Operational Database) แต่ละวันจะมีปริมาณข้อมูลชนิดนี้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
ครั้นเมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลประเภทนี้มากขึ้น
ข้อมูลย้อนหลังเหล่านี้จึงจำเป็นต้องนำแยกเก็บไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลต่างหาก เช่น
เทป ดิสเก็ตต์ความจุสูง หรือแผ่นซีดี เป็นต้น
สาเหตุที่ต้องนำข้อมูลเหล่านี้มาแยกไว้บนสื่อเก็บข้อมูลต่างหาก ก็เพราะว่าหากนำข้อมูลเหลานั้นมาประมวลผล
ก็จะต้องใช้เวลานาน เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก
และอาจจะส่งผลกระทบต่อระบบงานประจำวันที่ดำเนินการอยู่ได้
ดังนั้นจึงมีแนวคิดเรื่องคลังข้อมูล (Data
Warehouse) เพื่อตอบสนองในรูปแบบของคลังที่ไว้สำหรับเก็บข้อมูลดังกล่าวที่นับวันจะเพิ่มขึ้นทุกขณะมาใช้สำหรับการบริหาร
และที่สำคัญสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้
เช่น บริษัทแห่งหนึ่ง มีใบกำกับสินค้าที่จัดเป็นหนึ่งในข้อมูลพื้นฐานของธุรกิจ
ที่มีรายละเอียดสำคัญๆ ไว้ เช่น ข้อมูลของลูกค้า
รายการสินค้า วันที่ซื้อ และจำนวนเงิน
แต่เมื่อมีการรวบรวมใบกำกับสินค้าดังกล่าวไว้เป็นข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ
ของผลิตภัณฑ์ของทางบริษัท เช่น การนำข้อมูลดังกล่าว มาใช้ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ
การสร้างมุมมองระหว่างผลิตภัณฑ์กับลูกค้า
รวมถึงการเพิ่มยอดขายให้สูงขึ้น
ซึ่งล้วนแต่เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการทั้งสิ้น
แต่แหล่งที่เก็บข้อมูลของคลังข้อมูล
นับวันจะมีปริมาณที่สูงขึ้นถึงขนาดความจุเทอราไบต์
จึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์เพื่อจัดการกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่นี้โดยเฉพาะ
นั่นคือเหตุผลที่ระบบคลังข้อมูลจำเป็นต้องแยกจากระบบงานประจำวันที่ดำเนินการอยู่
เพราะหากนำระบบนี้มาใช้ร่วมกันจะส่งผลต่อระบบโดยรวม
และจะทำให้การประมวลผลการดำเนินธุรกรรมประจำวันเป็นไปด้วยความล่าช้า
คลังข้อมูลที่ดี
จำเป็นต้องได้รับการจัดการหรือบริหารจัดการที่ดี หลายๆ
องค์กรได้นำระบบคลังข้อมูลมาใช้ ซึ่งเป็นที่เข้าใจว่า จำเป็นต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมหาศาล
แต่ท้ายสุดก็ไม่สามารถบรรลุผลสำเร็จได้ตามวัตถุประสงค์
เนื่องจากขาดการบริหารจัดการข้อมูลในคลังข้อมูล รวมถึงผู้ที่รับผิดชอบงานดังกล่าวจำเป็นต้องมีความรู้และประสบการณ์ที่ดีพอ
จากข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นนั้น จึงสามารถนิยามความหมายของคลังข้อมูลได้ว่า
คลังข้อมูลคือแหล่งจัดเก็บข้อมูลขององค์กรที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้สำหรับการวิเคราะห์และตัดสินใจ
โดยสนับสนุนการนำข้อมูลทั้งจากแหล่งภายในและแหล่งภายนอกมาประมวลผลร่วมกันได้
ซึ่งข้อมูลที่นำมาประมวลผลจะเป็นข้อมูลย้อนหลังหรือเป็นข้อมูลในอดีตที่จัดเก็บในหลายช่วงเวลา
เป็นข้อมูลที่ไม่มีการเคลื่อนไหว แต่อาจจะปรับเพิ่มความเหมาะสมก่อนที่จะนำเข้าไปเก็บในคลัง
และมักสกัดหรือคัดเลือกจัดเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งานเท่านั้น โดยข้อมูลที่เป็นขยะไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้จะไม่นำไปเก็บในคลังข้อมูล
ทั้งนี้ข้อมูลที่เก็บในคลังจะเก็บในรูปแบบของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์