โดยทั่วไปแล้วข้อมูล Operational Database จะเก็บข้อมูลในรูปแบบ Transaction Systems เมื่อมีความต้องการข้อมูลในอันที่จะนํามาใช้ช่วยในการตัดสินใจก็จะประสบปัญหาต่างๆ
เช่น
- บุคลากรทางด้าน Information Systems จำเป็นต้องเรียกข้อมูลจากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ซึ่งมีข้อมูลมากเกินความต้องการ ส่งผลให้ประสิทธิภาพของ Transaction Operational Database ทำงานได้ช้าลง
- ข้อมูลจะเป็นรูปแบบข้อมูลตารางเท่านั้น
- ข้อมูลจะถูกนำเสนอในรูปแบบที่ตายตัว ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของผู้ใช้
- ไม่ตอบสนองความต้องการของการตัดสินใจ เพราะข้อมูลสําหรับการตัดสินใจมีความสลับซับซ้อนสูง มีการรวมตัวกันของข้อมูลจากตารางต่างๆ หลายๆ ตารางข้อมูล
- ไม่ตอบสนองการสอบถามข้อมูล (Data Queries) สําหรับผู้ใช้
- มีข้อมูลย้อนหลังน้อย (Historical Data)
- ข้อมูลถูกจัดเก็บกระจัดกระจายตามที่ต่างๆ ซึ่งยากต่อการเรียกใช้หรือขาดความสัมพันธ์ทางธุรกิจอันอาจจะต้องเสียเวลาในการทําให้สอดคล้อง หรือเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
จากอุปสรรคที่กล่าวมาข้างต้นคลังข้อมูลจึงได้ถูกออกแบบมาเพื่อตอบสนองงานในรูปแบบการตัดสินใจโดยการแยกฐานข้อมูลออกจาก
Operational Database และเก็บข้อมูลในรูปแบบข้อมูลสรุป (Summary Data) ซึ่งข้อมูลสรุปนี้จะเลือกแต่เฉพาะข้อมูลที่มีความสําคัญต่อการตัดสินใจหรือเพื่อใช้ในการบริหารไปจนถึงการกําหนดแผนงานในอนาคต
ในระบบคลังข้อมูล ข้อมูลที่ซับซ้อนจะถูกรวบรวมหรือเปลี่ยนแปลงให้ง่ายต่อการจัดเก็บและสามารถเรียกกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง โดยข้อมูลต่างๆ เหล่านี้จะถูกนํามาใช้สำหรับการวิเคราะห์และช่วยในเรื่องการตัดสินใจโดยอาศัยเครื่องมือ
(Tool) ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็น ซอฟต์แวร์มาใช้ในการจัดการทำรายงานและเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการตัดสินใจให้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยผู้บริหาร นักวางแผน และนักวิเคราะห์ข้อมูลสามารถเรียกหาข้อมูลหรือสอบถาม (Query)
เพื่อให้ได้รับคําตอบในรูปแบบตารางรายงาน หรือรายงาน
กราฟเพื่อมาทําการวิเคราะห์ข้อมูลลด้วยตนเองเช่น
- การเปรียบเทียบยอดขายระหว่างช่วงเวลาในอดีตกับปัจจุบันไปจนถึงการทําพยากรณ์ยอดขายในอดีต (Forecasting)
- การหายอดขายสูงสุดหรือตํ่าสุด
- การเปรียบเทียบยอดขาย ต้นทุน กําไร ในรูปแบบตารางรายงาน หรือรายงาน กราฟ
ซึ่งเครื่องมือนี้ถือได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญในอันที่จะนําองค์กรไปสู่ความสําเร็จในกระบวนการตัดสินใจ ในปัจจุบันเครื่องมือที่ตอบสนองงานเพื่อช่วยผู้บริหารสำหรับการตัดสินใจมีอยู่มากมายในตลาด ทั้งนี้ก็เป็นทางเลือกของผู้ใช้ในการที่จะเลือกเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อตอบสนองงานของผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจต่อไป
จะเห็นได้ว่าการจัดทําคลังข้อมูลเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งของหน่วยงาน
ทั้งนี้พราะหน่วยงานต่างๆ มักจะมีข้อมูลธุรกรรมที่ไม่มีความต้องกัน (Consistent)
และมีความลักลั่นอยู่มากดังได้อธิบายไปบ้างแล้ว ดังนั้นการจัดทําคลังข้อมูลจะต้องหาทางแก้ปัญหานี้ให้ได้ อีกประการหนึ่งก็คือข้อมูลบางส่วนหายไปหรือมีไม่ครบ
ยกตัวอย่างบริษัทแห่งหนึ่งต้องการวิเคราะห์ความสนใจของลูกค้าที่ใช้บัตรสมาชิกที่บริษัทออกให้ โดยกำหนดจะแยกความสนใจว่ามีความแตกต่างระหว่างเพศหรือไม่ แต่ในการจัดทำระบบประมวลผลธุรกรรมตั้งแต่แรกนั้นนักวิเคราะห์ระบบไม่ได้กําหนดให้เก็บข้อมูลเพศของลูกค้าเอาไว้เพราะเห็นว่าไม่เกี่ยวกับธุรกรรม ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่สามารถนําข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ ในกรณ์เช่นนี้ระหว่างการจัดทําคลังข้อมูลก็จะต้องจัดให้มีพนักงานที่ทําหน้าที่ศึกษาข้อมูลโดยพิจารณาจากแบบฟอร์มเดิมแล้วนํามาบันทึกเป็นข้อมูลเพิ่มเติมขึ้น
การจัดทําคลังข้อมูลจะมีความสําคัญมากขึ้นในอนาคต เพราะปัจจุบันนี้ผู้ใช้และผู้บริหารของหน่วยงานเริ่มมีเข้าใจความสำคัญของข้อมูลมากขึ้น และเริ่มตระหนักว่าหากนำข้อมูลมาวิเคราะห์ให้เข้าใจสถานภาพหรือเหตุการณ์ ที่เกิดขึ้นแล้วจะทําให้หน่วยงานหรือบริษัทสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ดียิ่งขึ้นและจะทำให้หน่วยงานหรือบริษัททำงานบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้นตามไปด้วย