ความสัมพันธ์ระบบคลังข้อมูลและระบบฐานข้อมูล

        ในปัจจุบันมีการใช้งานฐาานข้อมูลอย่างกว้างขวางในระบบงาานทั่วไป จึงมีการวิจัยและพัฒนาวิธีเก็บข้อมูลจำนวนมาก รวมถึงการค้นหาและนำข้อมูลที่ต้องการออกมาจากระบบฐานข้อมูลด้วย แต่เนื่องจากระบบฐานข้อมูลทั่วไปที่นิยมใช้อยู่ในปัจจุบันมีหลักในการเก็บข้อมูลที่เน้นในเรื่องการลดความซ้ำซ้อน รักษาความถูกต้อง ลดการสูญหายของข้อมูล และลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการแก้ไขข้อมูล

          เนื่องจากฐานข้อมูลทั่วไป มีลักษณะดังได้กล่าวมาแล้ว จึงมีความสามารถเพียงแค่การเรียกใช้ข้อมูลที่มีอยู่ แต่ไม่สามารถจะนำมาช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจได้ เพราะเมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลจะต้องเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ซึ่งมีข้อมูลจำนวนมหาศาลและมีการแตกตารางที่นอร์มัลไลซ์แล้วออกเป็นหลายๆ ตาราง จึงไม่รองรับคำถามที่ต้องการจะนำมาใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ มรการรวมกันของตารางต่างๆ ที่ซับซ้อน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของการค้นหาข้อมูลจากบานข้อมูลน้อยลง และทำงานช้าลง ไม่สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งหมดเพราะมีรูทีนอัตโนมัติ จึงมีวคามสามารถในกาารค้นหาข้อมูลที่ไม่ซ้ำซ้อนเท่านั้น นอกจากนี้การเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลทั่วไป ยังไม่มีการเก็บข้อมูลย้อนหลัง เพื่อใช้ช่วยในการคาดคะเนแนวโน้มที่คาดว่าจะเป็นไปได้ในอนาคต

          โดยระบบคลังข้อมูลจะแยกกลุ่มข้อมูลสารสนเทศที่ใช้ในการวิเคราะห์ทางธุรกิจออกจากฐานข้อมูลที่ใช้ประจำวัน มาเก็บอยู่ในระบบฐานข้อมูล RDBMS ทำให้การเรียกใช้ข้อมูลชุดนี้ทำได้อย่างยืดหยุ่น จากเครื่องมือที่อยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์เดสก์ทอปทั่วไป โดยลด off-loading เพื่อเพิ่มกลไกช่วยตัดสินใจ ปรับปรุงเวลาที่ตอบสนองให้รวดเร็วขึ้นอย่างมาก และผู้บริหารสามรถเรียกข้อมูลรายละเอียดที่จำเป็นที่ถูกเก็บมาก่อนหน้านี้ มาช่วยในการตัดสินใจในทางธุรกิจแม่นยำขึ้น

        ความแตกต่างอีกประการหนึ่งคือผู้ใช้คลังข้อมูลมักจะต้องจัดการกลุ่มข้อมูลด้วยตนเองมากกว่าผู้ใช้ฐานข้อมูลธรรมดา ยกตัวอย่างผู้ใช้อาจต้องวิเคราะห์ผลกระทบของการทำการตลาดแบบต่างๆ หรือต้องการจัดกลุ่มการขายสินค้าแยกตามผลิตภัณฑ์ หรือรูปแบบของการจัดผลิตภัณฑ์ เช่น การห่อรวมสินค้าไว้ในบรรจุภัณฑ์สีต่างๆ หรือการรวมผลิตภัณฑ์ต่างรูปแบบไว้ด้วยกัน  

        นอกจากาการรวมข้อมูลเข้ามารวมกันแล้ว ทผู้ใช้ยังอาจต้องการที่จะแยกแยะข้อมูลในแบบที่ตนต้องการได้ ยกตัวอย่างในการจัดทำคลังข้อมูลเกี่ยวกับนักวิจัยและผลงานวิจัยของผระเทศ หน่วยงานอาจจะเก็บข้อมูลไว้เป็นกลุ่มก้อนโดยไม่ได้แยกสาขา แต่ต่อมาผู้ใช้อาจจะต้องการนำข้อมูลนักวิจัยมาวิเคราะห์แยกแยะว่าทั้งประเทศมีนักวิจัยสาขาต่างๆ เป็นตชจำนวนเท่าใด ทำงานวิจัยด้านใดบ้าง ใช้เงินด้านวิจัยไปเท่าใดบ้าง เป็นต้น โดยปกติแล้วการจัดทำฐานข้อมูลให้สามารถวิเคราะห์ แยกแยะข้อมูลในแบบนี้ได้นั้นเป็นเรื่องไม่ยาก แต่ในการออกแบบคลังข้อมูลนั้นจำเป็นต้องเผื่อให้ผู้ใช้หลายคนสามารถแยกแยะข้อมูลตามความต้องการที่แตกต่างกันได้ด้วย

         ผู้ใช้จำนวนมากในปัจจุบันนี้อาจใช้ซอฟต์แวร์หลากหลายประเภทสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ผู้ใช้บางคนอาจใช้โปรแกรมสเปรดชีสในการวิเคราะห์ข้อมูล และผู้ใช้บางคนอาจต้องการใช้โปรแกรมวิเคราะห์สถิติอื่นๆ ดังนั้นผู้ใช้เหล่านี้อาจจะต้องมีความต้องการในการนำเข้าข้อมูลจากคลังข้อมูลมาไว้ในแฟ้มข้อมูลที่มีรูปแบบตรงกับโปรแกรมที่ตนต้องการใช้ ความต้องการด้านนี้นับว่าสำคัญมากที่สุดในการจัดทำคลังข้อมูล

          งานอย่างหนึ่งที่นิยมใช้บานข้อมูลกันมาก คืองานบันทึกข้อมูลธุรกรรมเอาไว้เพื่อประมวลผลข้อมูลธุรกรรมเหล่านี้ได้แก่ ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า ข้อมูลการซื้อบัตรโดยสารเครื่่องบิน ข้อมูลการฝากหรือถอนเงินของลูกค้าธนาคาร แต่เดินนั้นการบันทึกข้อมูลธุรกรรมเริ่มต้นด้วยการใช้กระดาษแบบฟอร์มสำหรับให้ลูกค้ากรอกข้อมูล ดังนั้นจึงนำแบบฟอร์มมาบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลระบบคอมพิเตอร์ในระบบ Batch แต่นปัจจุบันนี้การบันทึกธุรกรรมได้เปลี่ยนไปเป็นระบบ Online เป็นส่วนใหญ่ ในระบบแบบนี้กระบวนการบันทึกข้อมูลมีลักษระอัตโนมัติมากขึ้นและใช้อุปกรณ์บันทึกข้อมูลที่สามารถเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคอมพิวเตอรืได้ทันที เช่น การใช้อุปกรณ์ฝากถอนเงินโดยอัตโนมัติ (ATM) ทำให้สามารถประมวลผลการฝากถอนเงินได้ทันที เป็นต้น